Neuigkeiten

Effizientes Homeoffice - die Mitarbeiterakte

Über viele Jahre hatte das Homeoffice gerade hierzulande einen schweren Stand. Die Bedenken bezüglich der Durchführbarkeit, der technischen Beschränkungen und der Disziplin der im Homeoffice tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter standen oft genug zur Debatte.

Ausgerechnet die Ausbreitung des Coronavirus war es, die dem Homeoffice in Deutschland einen regelrechten Schub verpasst hat.

Und siehe da: Das Konzept Homeoffice funktioniert besser als gedacht. So mancher vormalige Kritiker möchte die Arbeit von zu Hause schon gar nicht mehr missen. Die digitale Mitarbeiterakte bzw. ein Mitarbeiter-Portal machen den Schritt in die Welt des räumlich unabhängigen Arbeitens deutlich leichter.

Digitalisierung ist die Basis für Homeoffice

Verlagert sich das betriebliche Geschehen freiwillig oder bedingt durch Auflagen physisch aus dem Unternehmen heraus, ergeben sich gänzlich neue Herausforderungen. Probleme, an die im regulären Geschäftsbetrieb kaum jemand einen Gedanken verloren hätte. Hierbei geht es nicht nur um wertschöpfende Geschäftsprozesse, sondern auch um Prozesse, die die Mitarbeiter selbst betreffen.

Eine digitale Mitarbeiterakte ist gerade im Kontext des Homeoffice Gold wert, da sie das Mitarbeitermanagement merklich erleichtert. Bevor wir einen Blick auf die Vorteile einer digitalen Personalakte sowie auf die Lösungsansätze des Mitarbeiter Management Tools mimatoo werfen, sollten wir und im Klaren darüber sein, was eine Personalakte überhaupt ist.

Definiert ist die Personalakte als Sammlung von Vorgängen und Urkunden, die im Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen und die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen. Die digitale Mitarbeiterakte ist das digitale Pendant, das über die Digitalschnittstelle überhaupt erst ein effizientes Homeoffice-Konzept ermöglicht.

Vorteile einer digitalen Mitarbeiterakte im Homeoffice

Die Digitalisierung durch ein Mitarbeiter-Portal bzw. eine Digitale Mitarbeiterakte bringt zahlreiche Vorzüge mit sich. Dies betrifft neben der Zentralisierung und der Überwachung von Prozessen auch eine massive Zeit- und Kostenersparnis. Speziell im Kontext des Themas Homeoffice möchten wir uns einige zentrale Vorteile im digitalen Mitarbeitermanagement anschauen.

Digitale Abwesenheitsverwaltung:

Wer im Homeoffice ist und erkrankt, sollte die Krankheitserfassung so einfach wie möglich abwickeln können. Über ein Mitarbeiter-Portal wie mimatoo können sich die im Homeoffice befindlichen Mitarbeiter gleich einloggen und dort ihre Krankmeldung samt Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einreichen.

Dadurch wird der Weg zur Personalabteilung obsolet. Ähnlich sieht es bei der Verwaltung von Urlaubstagen und dem Einreichen von Urlaub aus. All das funktioniert über eine digitale Mitarbeiterakte bequem aus dem Homeoffice.

Sichere Verwahrung von Dokumenten:

Die sichere und vor allem datenschutzkonforme Übermittlung von Dokumenten zwischen Firmensitz und Homeoffice ist häufig ein Problem. Über ein digitales Mitarbeitermanagement lässt sich diese Klippe umschiffen.

Als zentraler und DSGVO-konformer Ablageort für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Vertragsunterlagen, Arbeitszeugnisse, Reiseanträge und Co. ist die digitale Ablage sicher und stets vollständig. Gleichzeitig ermöglicht sie den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf alle notwendigen Dokumente. Das kommt sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeiter zugute, da die Kommunikationswege trotz räumlicher Trennung denkbar kurz ausfallen.

Kostenminimierung:

Ein großer Vorteil des Modelles Homeoffice ist die Senkung von Kosten. Mitarbeiter, die dauerhaft zu Hause arbeiten, benötigen immerhin keine Bürofläche samt aller daran hängenden Kosten. Auch für die Mitarbeiter selbst fallen Aufwendungen wie Fahrzeit und Fahrtkosten weg. Die digitale Mitarbeiterakte ist der nächste Schritt zu noch höheren Kosteneinsparungen.

Entfällt der obligatorische Papierberg, fallen auch zeitaufwendige Ablagearbeiten ebenso weg wie die Kosten für Papier, den Druck sowie für die Archivierung der Unterlagen in Aktenschränken. Auch der Zeitaufwand für die Suche nach bestimmten Informationen sowie für die Informationsweiterleitung fällt drastisch. Die dabei frei werdenden Kapazitäten können somit an anderer Stelle produktiv genutzt werden.

Anstehende Neuerungen in mimatoo

Ein digitales Mitarbeiter-Portal wie mimatoo kann aber noch mehr. So ermöglicht es unter anderem die interne und externe Kommunikation mit Mitarbeitern über eine zentrale Schnittstelle. Das betrifft sowohl einseitige Bekanntmachungen als auch ein integriertes Nachrichtensystem, über das eine interne und vollständig digitale Dialogoption samt der Option zum Dokumentenversand zwischen Firmensitz und Homeoffice geschaffen wird. Und das ganz ohne externe Tools wie MS-Outlook oder E-Mail-Provider.

Das ist aber noch nicht alles, denn mit der in drei bis fünf Monaten anstehenden neuen Version von mimatoo erweitert sich das Funktionsspektrum rund um das effiziente Homeoffice nochmals. In der Version 2 ist unter anderem die Integration einer Stunden- und Zeiterfassung inklusive Arbeitszeitkonto vorgesehen.

Die Abrechnung und Dokumentation der im Homeoffice abgeleisteten Stunden wird damit durch die digitale Personalakte von mimatoo deutlich einfacher. Hinzu kommt die Möglichkeit, Schichtpläne einzusehen und firmenseitig zu verwalten. Auch dieser administrative Schritt macht den flächendeckenden Einsatz von Werkzeugen wie Homeoffice, alternierendem Homeoffice und mobilem Homeoffice deutlich komfortabler.