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Vertragsverwaltung Ihrer Mitarbeiter leicht gemacht mit mimatoo

Es ist noch gar nicht allzu lange her, da war das papierlose Büro reine Science-Fiction. Gar nicht erst zu sprechen von großen Personalabteilungen, bei denen der Aktenfundus tonnenschwer in endlosen Archivreihen lagert.

Mit mimatoo kommen Unternehmen und insbesondere die Personalabteilungen dem Idealzustand einen Schritt näher. Hinzu kommt durch die digitale Personalakte eine umfassende Vernetzung mit anderen Bereichen.

Die digitale Personalakte von mimatoo

Über die Schaltfläche "Mitarbeiter verwalten" gelangen Personalverantwortliche im Handumdrehen aus dem intuitiv gestalteten Dashboard in der digitalen Personalakte. Dort eröffnet mimatoo Ihnen weitreichende Möglichkeiten, mit denen Sie neue Mitarbeiter anlegen und deren Daten verwalten können. Allem voran steht die sinnvolle Hinterlegung der obligatorischen Stammdaten, angefangen vom Vornamen über den Geburtstag und den Familienstand bis hin zur Telefonnummer.

Ebenfalls nicht fehlen dürfen Angaben wie die Steueridentifikationsnummer, die Sozialversicherungsnummer, der Tätigkeitsschlüssel sowie die Abteilung. Gerade Angaben wie die Abteilung oder der Tätigkeitsschlüssel ermöglichen die interne Vernetzung über das Kommunikationssystem. Gleichzeitig können Sie in der digitalen Personalakte auch mitarbeiterspezifische Lizenzen, G-Untersuchungen, Zertifikate sowie zusätzliche Qualifikationen hinterlegen. Ein zusätzliches Notizfeld ermöglicht ergänzende Anmerkungen zu jedem Mitarbeiter, die fest in der Akte hinterlegt werden.

Arbeitsverträge sind Dreh- und Angelpunkt

Ein Kernelement innerhalb der digitalen Personalakte ist die Möglichkeit zum Hinterlegen des Arbeitsvertrags. Das funktioniert bei mimatoo ebenso einfach wie die Stammdatenverwaltung. Neben der Berufsbezeichnung sowie der Angabe von Stundenlohn, Prämien, Einsatzzulagen und Zusatzleistungen lässt sich auch die Anstellungsart per Drop-down-Menü einstellen und bei Bedarf umstellen.

Ähnlich sieht es mit der Beschäftigung an einem Unternehmensstandort aus. Sogar die Urlaubstage lassen sich hier digital festlegen und verwalten. Gleichzeitig besteht über mimatoo für Mitarbeiter die Möglichkeit, Urlaubsanträge einzureichen. Und das Beste: die zugehörigen Dokumente können Sie in mimatoo direkt digital hinterlegen. Damit können diese niemals verlorengehen und sind immer dann verfügbar, wenn Sie diese benötigen.

Vorteile der Vertragsverwaltung mit mimatoo auf einen Blick

  • Schnelles und effizientes Arbeiten ohne unnützen Papierkrieg
  • Zeit- und ortsunabhängige Verwaltung von Daten und Dokumenten
  • Intuitives Dashboard macht Nutzung auch für Laien möglich
  • Zentraler Ablageort für Daten
  • Umfassende Archivierung und Strukturierung von Dokumenten
  • Verwaltern aller Mitarbeiterdaten und Dokumente
  • Einstellmöglichkeiten für Nutzergruppen und Themenkategorien
  • Aktueller Informationsstand ist für alle berechtigten Verantwortlichen einsehbar

Vertragsende und Kündigungsfristen im Blick behalten

Einer der wichtigsten Punkte rund um die Vertragsverwaltung betrifft Zeit und Daten. Darunter etwa das Einstellungsdatum und das Vertragsende. Hinzu kommt die eintragbare Kündigungsfrist. Spannend ist für die Vertragsverwaltung der Brückenschlag zur Verwaltung von Fristen und Prüfhinweisen. Immerhin sind die Laufzeitdaten von Arbeitsverträgen für Unternehmen von immenser Wichtigkeit.

Wer möchte schon den Termin verpassen, um mit einem herausragenden Mitarbeiter zur rechten Zeit zu verlängern? Von großem Interesse ist der Brückenschlag zwischen Vertragsverwaltung und Fristerinnerungen auch für Zeitarbeitsfirmen sowie für Unternehmen, die Zeitarbeiter beschäftigen. Hier kann es unter Umständen nämlich teuer werden, wenn im Rahmen der Vertragsverwaltung wichtige Fristen wie die Arbeitnehmerhöchstüberlassung überschritten werden.

Fazit - Selbsterklärendes System für schnellen Durchblick
Durch das bewusst einfach gestaltete User-Interface funktioniert die Einarbeitung in das Vertragsmanagement in mimatoo binnen kürzester Zeit. Die klar strukturierte Oberfläche, farbige Hinterlegungen sowie aussagekräftige Icons helfen dabei, Vertragsprozesse zuverlässig und schnell abzuwickeln.